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DIE PLANUNG, ORGANISATION UND UMSETZUNG JEGLICHER VERANSTALTUNG IST NIE GANZ OHNE!

Sonntag, 01. Januar 2023

Die Planung, Organisation und Umsetzung jeglicher Veranstaltung ist nie ganz Ohne!

Meist läuft sie auch immer wieder nach dem gleichen Schema ab – selbst für erfahrene Hasen! Manch‘ Veranstaltung bringt einen wirklich bisweilen um den Verstand und dass in dem Wort „Veranstaltung“ das kleine, aber feine Wörtchen „Anstalt“ steckt, kann ja auch nicht ganz rein zufälliger Natur sein.



– Zu viel Aufwand, zu viel Stress und immer wieder trotz der ganzen Planerei etwas vergessen. –



Den allgemeinen Stressfaktor eines Events oder einer Party können wir nicht gänzlich verhindern, aber dass es zumindest nur noch in reduzierter Form ans Tageslicht tritt, wollen wir mit dem nachfolgenden Leitfaden erreichen.

Mit dem folgenden Leitfaden solltet Ihr nicht mehr so schnell den Kopf verlieren oder aber Ihr nutzt es zur kleinen Auffrischung.



Hier die Überblicksthemen, die auf Euch zukommen werden:



1. Vom Ziele festlegen & Intention über Ideen & Visionen zur konkreten Planung & Organisation

2. Festlegen von Gästeanzahl und konkrete Budgetplanung

3. Wahl der Location

4. Zeitplan, Einladung, Antwortkarten, Inhalt

5. Die Qual der Wahl: Catering, Buffet oder Menü und Getränke



Vom Ziele festlegen & Intention über Ideen & Visionen zur konkreten Planung & Organisation
Wir wollen es für Euch relativ kurz und knapp halten, damit ihr die wichtigen Informationen so schnell wie möglich erhaltet, wenn Ihr aber dafür keine Zeit habt, dann checkt am Ende die Checkliste ab, die die wesentlichen Punkte nochmal darstellt. Für einige Anlässe (Hochzeiten, Kongresse ec.) werden wir separat noch Checklisten zur Verfügung stellen. Schreibt uns am besten an.

Am allerwichtigsten ist es, vorab mit den Kunden, dem Management oder mit sich selbst zu klären, welches Ziel und welcher Personenkreis mit dem jeweiligen Event erreicht oder gar überzeugt werden soll – am besten in verschriftlichter Form – auch für sich selbst! Solche Ziele verliert man schnell aus den Augen, wenn andere ihren Senf dazu geben. Außerdem gibt es später auch keine Missverständnisse zB. will der Bräutigam lieber eine persönliche Feier, die Braut aber eine große Hochzeit, können allein durch diese zwei Wunschziele bereits die Veranstaltung kollidieren. Kommuniziert klar, was wirklich gewollt und wirklich wichtig ist. Vor allem aber macht in Rangstufen klar, welche Positionen eher weniger verhandelbar sind (oder was man als Entschädigung enthält, wenn man doch nachgibt zB Bonus-Fußballspiel mit Freunden oder Schwiegermutterfrei für eine Veranstaltung seiner Wahl)

Zwar ist der Anlass einer Veranstaltung (Hochzeit, Firmenweihnachtsfeier, Kongresse, Geburtstage oder Ähnliches) oftmals klar, aber dennoch bedarf es einer bestimmten Vision oder durchdachten Idee. Ein Anlass ist dementsprechend zielführend, aber nicht zweckgebend.

Ist der Zweck eines Events darauf ausgerichtet unvergesslich bei den Verwandten zu bleiben oder will man die ultimative Presseaufmerksamkeit für ein bestimmtes Business-Event haben?

Seht auch ( anlassabhängig) die Feier durch die Augen der möglichen Gäste und durchdenkt sauber Eure Ziele. Formuliert und kommuniziert diese klar an alle, v.a. an alle Beteiligten und Dienstleister. Mit Struktur und Klarheit, die sich von Anfang an bis zum Ende durchzieht, könnt Ihr ein unvergessliches Event gestalten!

Durchbrecht altbekannte und altgebackene Muster und traut Euch auch gern an etwas Neues heran – sofern es Euer Wunsch ist. Denn ein wenig Abwechslung ist gerade bei der Gestaltung eines Events auch mal ganz schön. Mal was machen, was nicht jeder kann und kennt – egal in welchem Rahmen: ob Business oder Privat!

Ein roter Faden, welcher sich durch die ganze Planung und Umsetzung zieht, zeugt von Struktur und Klarheit. Spielt Detektiv und begebt Euch bei der Wahl Eures Ziels auf die Suche nach den kreativsten Möglichkeiten und Verbindungselementen hinsichtlich Eurer Ideen und Visionen. Entwickelt ein Konzept, ein Motto, das es in sich hat. Sinnvolle klassische Ideengeber sind Pinterest, Instagram und Google.

Habt auch ein oder gar zwei Augen für Details, denn manch kleine Aufmerksamkeit wiegt mehr als andere „Klassiker“. Eine formale Dankeskarte ist zwar nett, aber nur reine Geldverschwendung. Anders, wenn Ihr diese mit einem schönen persönlichen Bild oder berührenden Worten verseht. Lieber auch mal auf ein oder zwei „Formalitäten“ verzichten und dafür das Budget in etwas Größeres investieren zB. In eine ausgefallenere Location. Denn wenn wir ganz ehrlich sind, wie viele von den Gästen bewahren die Dankeskarten oder Einladungskarten von Veranstaltungen über Jahrzehnte auf? Spätestens seit Marie Kondo‘s Aufräum-Aktion, fast niemand mehr. Außerdem: Gutes Essen wird heutzutage als selbstverständlich erachtet. Möchtet Ihr aber mit Eurem Essen punkten, bietet raffinierte Speisen, aber nicht zwangsläufig exotische, an. Lasst Euch aber nicht allzu sehr verleiten „kreativ“ bei der Wahl der Speisen zu sein, denn zumindest eine „gängigere“ Variante sollte immer dabei sein.

Versetzt Euch in die Lage eines jeden Eurer Gäste oder möglichen Gäste, d.h. Schwangere, Allergiker, nicht mobile Gäste, ältere Personen, Kinder, wichtige Persönlichkeiten etc. : Welche Bedürfnisse könnten im Laufe des Abends für diese entstehen oder bereits bestehen? Erstellt eine Tabelle für jeden mögliche Personenkreis und legt hier schon eine Aufgabenliste ( ggf. mit den zuständigen möglichen Verantwortlichen) an.

Festlegen von Gästeanzahl und konkrete Budgetplanung
Festlegen der Gästeanzahl

Absegnen der Anzahl und Wahl der Gäste, so wie der konkreten Budgetplanung mit Einzelpositionen ist das A und O.

Sinnvoll hierbei ist auch das Definieren und Festlegen von spezifischen möglichen Personenkreisen (Enger Verwandtenkreis, Kunden mit Mindestumsatz, Chefetage oder alle Unternehmensbeteiligte, künftige Geschäftspartner etc. ) und eine anfängliche Fixzahl der Gäste. Wäre schade, wenn die angeheiratete aber liebgewonnene Großtante Emma nicht dabei ist, weil der Begriff „ enger Verwandtenkreis“ nicht naheliegend gewesen ist. Auch ein künftiger Fusionspartner kann zur Chefetage gehören, auch wenn er formal noch nicht darunter fällt.

Hinweis für Business- Events: Um eine effektive Gästeliste anzulegen, ist das Hinzuziehen es E-Mail-Verteil sinnvoll oder das Adressenbuch des Unternehmens. Involvieren der verschiedenen Abteilungsleiter kann bei Großunternehmen auch sinnvoll sein, so muss man die Gästeliste nicht komplett alleine machen. Sinnvoll ist auch vermerken zu lassen, ob sämtliche Gäste mobil sind. Lassen Sie aber von der Chefetage oder Ihrem Auftraggeber final die Gästeliste absegnen und unterzeichnen. So vermeiden Sie den schwarzen Peter selbst einzustecken. Für bestimmte Business-Events könnte gar von Interesse die Klärung der Anwesenheiten der Presse und Medien sein; diese bedürfen einer eignen Regelung. Interesse? Dann schreibt uns an und wir erläutern es. Sind wichtige Persönlichkeiten anwesend? Dann Denken Sie unter anderem auch an das erforderliche Sicherheitspersonal.

Budgetplan

„Es kommt darauf an“ hört Ihr nicht nur von Eurem Rechtsanwalt bzgl. einer Rechtslage, sondern auch gern mitunter von einem Eventmanager, der sich über die Budgetplanung äußern will. In der Regel spricht man, dass man jeden Gast mit 100 bis 150 € ansetzten sollte. Drunter und drüber geht immer – abhängig vom eigenen oder vorgegebenen Wunschkonzert. Im Groben erfasst sind hiervon: Veranstaltungsortmiete, Catering, Musik und die jeweilig erforderliche Technik.

Wichtigste Regel: Klärt die Konzeptentwicklung immer im Zusammenhang mit der dahinterstehenden Budgetplanung. Wäre schade, wenn zwar eine Idee toll, aber wirtschaftlich finanziell nicht realisierbar wäre. Am besten die Wünsche abstufig klären: Was muss dabei sein, worauf kann notfalls verzichtet werden? Bevor Ihr aber richtig an die Budgetplanung geht, braucht Ihr eine Location: mit dieser steht und fällt alles!

Hinweis für Business-Events: In Unternehmen empfiehlt es sich mehrere Ideenvorschläge mit der jeweiligen Budgetkalkulation zu präsentieren. Umfasst werden sollten dann in der Planung als Location, Speisewahl, evtl. Programm und Musik.

Hier eine Auflistung an möglichen Kostenfaktoren und der möglichen Berechnungsmodellen, dient auch als Checkliste.

Mögliche Kostenfaktoren

Berechnungsmodell

Papeterie



Save-the-Date



Einladungen



Wegbeschreibungen



Antwortkarten



Briefmarken



Konzeptpapier etc.



Plakate, Banner



Druck-Service



Dankeskarten



Etikettenkleber, Konfetti



Speisenwahl

Pauschale pro Gast

Besteck, Teller etc.

Inkludiert oder Mietgebühr

Servierservice durch Personal

Personalkosten = Stundensatz

Buffet-Service durch Personal

Personalkosten = Stundensatz

Abräumen durch Personal

Personalkosten = Stundensatz

Getränkewahl

Pauschale vs. nach Verbrauch = Trinkfest vs. Zügler

Location-Miete

Mietgebühr

Technik

Mietgebühr

Auf – und Abbau durch Personal

Personalkosten = Stundensatz

Security-Personal



Technik-, Security-, Empfang-, Garderobe Toiletten- & Service- personal

Personalkosten = Stundensatz





Lichttechnik, Kronleuchter

Mietgebühr

Tontechnik, Mikrofon

Mietgebühr oder durch DJ, Band?

Beamer, Leinwand, Anschlusskabel, Akku, Laptopanschluss etc., Headset

Mietgebühr

W-Lan, W-Lan für Gäste

Nutzungsgebühr oder gratis

Reinigung durch Personal

Personalkosten = Stundensatz

Betreuungsservice allg.

Personalkosten = Stundensatz

Betreuungsservice Kinder

Personalkosten = Stundensatz





Dekoration



Bestuhlung

Mietgebühr

Hussen, Tischdecken

Mietgebühr

Tischdekoration

Pauschale pro Tisch

Empfangsdekoration



Kerzen, Kerzenleuchter



Blumendekoration

Mietgebühr

Auf – und Abbau durch Personal

Personalkosten = Stundensatz

Dekorationsunternehmen

Personalkosten = Stundensatz

Benzin & Transportkosten

Pauschale

Fahr-Service

Personalkosten = Stundensatz

Materialkosten







Musik



DJ oder Band

Stundensatz exkls. Fahrtkosten

Künstler, Programm

Stundensatz exkls. Fahrtkosten

GEMA-Gebühren



Equipment

Mietgebühren

Fotograf

Stundensatz exkls. Fahrtkosten

Gästemanagementagentur



Eventmanagementagentur



Shuttle-Service



Versicherungen, Steuern, Genehmigungen



Trinkgeld



Ggf. Eventpunkte



Ggf. (sinnvolle) Gastgeschenke , Goodie-Bags



Fotoecke



Gästebuch



Ggf. Personalisierte Produkte



Ggf. Branding-Produkte



Selbstverständlich muss nicht alles abgedeckt sein, das kann alles individuell gestaltbar sein.



Wahl der Location
Wenn Ihr auf der Suche nach einer richtigen Location seid, dann nutzt alle zur Verfügung stehenden Medien. Zb gerne auch unsere Plattformen www.rentaclub.org & www.location-mieten.com

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